XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ GIÁM SÁT BẤT THƯỜNG NGUYÊN LIỆU CHO QUÁN CÀ PHÊ TÍCH HỢP TRỢ LÝ AI HỖ TRỢ VẬN HÀNH

Abstract

Bối cảnh: Việc quản lý kho nguyên liệu thủ công tại các quán cà phê thường dẫn đến nhiều sai lệch: khó kiểm soát tồn kho, nhầm lẫn khi quy đổi giữa đơn vị mua hàng và đơn vị pha chế, thất thoát nguyên liệu không rõ nguyên nhân, và thiếu công cụ cảnh báo khi có bất thường trong tiêu hao. Mục tiêu: Đề tài hướng đến xây dựng một hệ thống web quản trị vận hành toàn diện cho quán cà phê, kết hợp bán hàng tại quầy, gọi món trực tuyến qua mã QR, quản lý kho nguyên liệu với cơ chế quy đổi hai hệ đơn vị và trừ kho tự động theo định mức công thức, đồng thời tích hợp trí tuệ nhân tạo để giám sát bất thường và hỗ trợ tra cứu số liệu vận hành. Phương pháp: Hệ thống được phát triển theo kiến trúc Client - Server phân tán, sử dụng React kết hợp Next.js cho giao diện, NestJS cho tầng xử lý nghiệp vụ và Supabase với cơ sở dữ liệu PostgreSQL cho tầng lưu trữ. Nghiệp vụ cập nhật tồn kho được xử lý bằng các hàm nguyên tử chạy trực tiếp trong cơ sở dữ liệu để đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi nhiều người dùng thao tác đồng thời. Trí tuệ nhân tạo được tích hợp qua Google Gemini API, ứng dụng kỹ thuật Function Calling để trợ lý truy vấn dữ liệu thật thay vì tự sinh nội dung. Kết quả: Hệ thống hoàn thiện với các phân hệ: bán hàng tại quầy và qua mã QR với giỏ hàng chung theo bàn đồng bộ theo thời gian thực, thanh toán tiền mặt và chuyển khoản qua mã VietQR động, màn hình bếp tiếp nhận đơn theo thời gian thực, quản lý kho với nghiệp vụ nhập kho và kiểm kho đầy đủ, quản lý ca làm việc có đối soát tiền mặt, cùng module giám sát bất thường và trợ lý AI hỗ trợ tra cứu số liệu. Kết quả kiểm thử cho thấy hệ thống hoạt động ổn định, các nghiệp vụ tính toán trọng yếu cho kết quả chính xác. Kết luận: Đề tài cho thấy việc kết hợp cơ chế quy đổi định mức nguyên liệu với trí tuệ nhân tạo giám sát là hướng tiếp cận khả thi để giải quyết bài toán thất thoát kho vốn khó kiểm soát bằng phương pháp thủ công, đồng thời giúp thu hẹp khoảng cách giữa các phần mềm POS thông thường chỉ dừng ở khâu tính tiền với nhu cầu quản trị chi phí sâu hơn của quán cà phê quy mô vừa và nhỏ. Kết quả đạt được mở ra hướng phát triển tiếp theo về tự động hóa đối soát thanh toán và mở rộng mô hình chuỗi nhiều chi nhánh.