DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM FOR ENTERPRISES

Abstract

Electronic office systems help organizations reduce paper-based administration and improve document traceability. However, document reception, registration, assignment, processing, approval, issuance, and archival activities are still often handled through fragmented or partially manual procedures. This study develops a Document Management System for Enterprises to manage incoming and outgoing documents through a centralized, role-based, and traceable workflow. The system is implemented using Vue.js, Express.js, MySQL, Python FastAPI, Tesseract OCR, Gemini, and Groq as an automatic fallback provider. For incoming documents, the system supports reception, registration, assignment, Employee processing, Department Head review, Director approval, response processing when required, and archival storage. For outgoing documents, it supports Employee drafting, Department Head review, Director approval, Office Staff registration and numbering, Director signing, Office Staff sealing and issuance, and archival storage. AI is integrated as a supporting component for text extraction, metadata suggestion, summarization, identification of important information, and department recommendation. An adaptive routing-learning mechanism further supports department recommendation by reusing previously confirmed routing decisions as reference evidence for new documents. Employee assignment and formal workflow operations remain under the control of the main application and authorized users. The developed system therefore combines document lifecycle management, organizational workflow control, and supporting AI functions to reduce repetitive work while maintaining traceability and human responsibility. Các hệ thống văn phòng điện tử giúp các tổ chức giảm thiểu công tác hành chính dựa trên giấy tờ và nâng cao khả năng theo dõi, truy vết tài liệu. Tuy nhiên, các hoạt động tiếp nhận, đăng ký, phân công, xử lý, phê duyệt, phát hành và lưu trữ tài liệu vẫn thường được thực hiện thông qua các quy trình rời rạc hoặc một phần thủ công. Nghiên cứu này phát triển một Hệ thống quản lý văn bản cho doanh nghiệp nhằm quản lý văn bản đến và văn bản đi thông qua một quy trình tập trung, phân quyền theo vai trò và có khả năng truy vết. Hệ thống được xây dựng bằng Vue.js, Express.js, MySQL, Python FastAPI, Tesseract OCR, Gemini và Groq với vai trò nhà cung cấp dự phòng tự động. Đối với văn bản đến, hệ thống hỗ trợ các bước tiếp nhận, đăng ký, phân công, nhân viên xử lý, trưởng phòng xem xét, giám đốc phê duyệt, xử lý văn bản phản hồi khi cần thiết và lưu trữ. Đối với văn bản đi, hệ thống hỗ trợ nhân viên soạn thảo, trưởng phòng xem xét, giám đốc phê duyệt, văn thư đăng ký và cấp số, giám đốc ký, văn thư đóng dấu và phát hành, sau đó lưu trữ tài liệu. Trí tuệ nhân tạo được tích hợp như một thành phần hỗ trợ cho việc trích xuất văn bản, đề xuất siêu dữ liệu, tóm tắt nội dung, xác định thông tin quan trọng và đề xuất phòng ban xử lý. Cơ chế học định tuyến thích ứng tiếp tục hỗ trợ việc đề xuất phòng ban bằng cách sử dụng các quyết định phân luồng đã được xác nhận trước đó làm dữ liệu tham chiếu cho các tài liệu mới. Việc phân công nhân viên và các thao tác chính thức trong quy trình vẫn thuộc sự kiểm soát của ứng dụng chính và những người dùng được cấp quyền. Do đó, hệ thống được phát triển kết hợp quản lý vòng đời tài liệu, kiểm soát quy trình theo cơ cấu tổ chức và các chức năng hỗ trợ bằng trí tuệ nhân tạo nhằm giảm bớt các công việc lặp lại, đồng thời vẫn duy trì khả năng truy vết và trách nhiệm của con người.