HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐIỆN TỬ PHÂN HỆ 1: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI/ ĐẾN

Abstract

Với sự bùng nổ của công nghệ hiện đại, sự phát triển và nhịp sống nhanh của xã hội. Việc quản lý thông tin, dữ liệu thông qua các ứng dụng, trang web với mục đích có thể dễ dàng khai thác, tra cứu, tìm kiếm đặc biệt là đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu là xu hướng đối với các doanh nghiệp, tổ chức hiện nay. Đối với các doanh nghiệp, tổ chức việc quản lý công văn điện tử được coi là giải pháp lưu trữ hiệu quả và khoa học. Với mong muốn có thể nghiên cứu và xây dựng hệ thống quản lý công văn hiệu quả, dễ tiếp cận thì đề tài “Hệ thống quản lý công văn điện tử - Phân hệ 1: Quản lý văn bản đến/ đi” là một phân hệ không thể thiếu trong một hệ thống quản lý công văn, phù hợp với nhu cầu người sử dụng. Hệ thống đề tài hướng đến thực hiện hai nội dung: quản lý văn bản bào gồm văn bản đến và văn bản đi. Khi nhận được văn bản đến giấy hay yêu cầu cần tạo dự thảo văn bản đi, văn thư có thể khai báo hoặc tạo văn bản trên hệ thống thông qua chức năng “Tạo văn bản đến/đi”, trong đó văn thư sẽ chọn đơn vị được phổ biến và đơn vị được phân công xử lý văn bản. Các đơn vị được phổ biến chỉ nhận và xem chi tiết nội dung văn bản. Các đơn vị nhận nhiệm vụ xử lý sẽ được Lãnh đạo phòng xem chi tiết văn bản, bổ sung nội dung cần xử lý, gia hạn ngày xử lý và phân công cho chuyên viên thuộc đơn vị. Chuyên viên được phân công xử lý nhận văn bản và xử lý theo nội dung yêu cầu của lãnh đạo. Sau khi hoàn thành nội dung yêu cầu chuyên viên chuyển lại cho lãnh đạo phê duyệt văn bản. Tất cả các quy trình xử lý sẽ được nắm bắt bằng việc thể hiện qua trạng thái của văn bản. Giúp công việc quản lý văn bản được hiệu quả.