HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG LUẬT

Abstract

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, hầu hết các ứng dụng tin học đã được áp dụng trong mọi lĩnh vực nghiên cứu khoa học cũng như đời sống con người. Nó đã trở thành công cụ hữu ích và mở ra hướng đi mới cho con người trong các hoạt động quản lý, lưu trữ và xử lý thông tin. Tạo điều kiện tốt và hiệu quả cao cho con người trong mọi lĩnh vực. Trong quá trình tìm hiểu thực tế cho thấy, hầu hết tại một số đơn vị, tổ chức hành nghề luật sư, công việc quản lý thông tin, quy trình nội bộ còn được thực hiện theo phương pháp thủ công. Tuy nhiên, tính chất đặc thù của ngành nghề này vốn khá nhiều khâu xử lý và cần phải lưu trữ rất nhiều tài liệu, lịch trình quan trọng, do đó dẫn đến việc quản lý rất khó khăn và phức tạp, tốn nhiều thời gian và nhân lực mà kết quả đưa ra lại có độ chính xác không cao trong cả quá trình làm việc. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý là hết sức cần thiết và cấp bách, nhất là trong giai đoạn mà quyền con người được đưa lên hàng đầu, thì lượng người tìm đến các tổ chức hành nghề luật ngày một nhiều và số lượng các vụ kiện tụng tranh chấp ngày một gia tăng. Đó là một yếu tố tất yếu cần phải có sự trợ giúp của tin học vào công cuộc quản lý. Nắm bắt và thấu hiểu những điều đó, “Hệ thống phần mềm quản lý văn phòng luật” ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng hiện nay, như là tối ưu hóa được việc quản lý, sắp xếp, lưu trữ, và xử lý hồ sơ. Giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý, tìm kiếm và phân loại nhân sự một cách dễ dàng, kịp thời đưa ra sự tư vấn về mặt giá thành một cách nhanh nhất đến với khách hàng đang gặp vấn đề và tìm đến văn phòng, thông qua đó có thể tiến hành lên lịch hẹn giữa khách hàng và luật sư với chuyên môn phù hợp. Đồng thời giúp cho khâu quản lý và tổ chức quy trình nghiệp vụ của văn phòng có thể tối ưu hơn, giúp cho việc giám sát tiến độ thực hiện vụ việc, công việc, cũng như phân quyền truy cập cho các tài liệu, dữ liệu quan trọng liên quan đến vụ việc một cách đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện nhất. Giúp cho các nhân viên trong văn phòng có thể kiểm soát được khối lượng công việc, vụ việc cần phải hoàn thành, lịch trình sắp tới, yêu cầu tư vấn từ khách hàng, các thanh toán cần phải xử lý,...Từ đó, các nhân viên sẽ có kế hoạch làm việc tối ưu và hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, hệ thống còn đưa ra những thống kê cần thiết giúp cho người quản lý có thể đưa ra được những phương pháp làm việc phù hợp mang lại kết quả tốt hơn.